AI Act in pratica: cosa vale già oggi in uno studio o in azienda

Se nel tuo studio o nella tua azienda usi strumenti di intelligenza artificiale per lavorare, l'AI Act ti riguarda già oggi. Dal 2 agosto 2026 il regolamento europeo si applica in via generale, e dal 23 ottobre 2026 in Italia c'è un decreto che dice chi controlla e quanto si paga. Ma la parte pesante, quella sui sistemi «ad alto rischio», è stata rinviata al 2 dicembre 2027 e al 2 agosto 2028. Per chi usa l'IA su lavori d'ufficio gli obblighi sono pochi e si possono chiudere in un pomeriggio.

Qui ti dico quali sono, con l'articolo esatto, e che cosa rischi se li ignori.

In che ruolo ti mette l'AI Act

Il regolamento distingue due figure, e quasi tutte le pagine confuse che leggi in giro nascono dall'averle mescolate.

Il fornitore (articolo 3, punto 3) è chi sviluppa un sistema di IA e lo immette sul mercato con il proprio nome. Il deployer (articolo 3, punto 4) è «una persona fisica o giuridica, un'autorità pubblica, un'agenzia o un altro organismo che utilizza un sistema di IA sotto la propria autorità, tranne nel caso in cui il sistema di IA sia utilizzato nel corso di un'attività personale non professionale».

Se paghi un abbonamento e usi lo strumento per lavoro, sei un deployer. Gli obblighi di progettazione, documentazione tecnica, valutazione della conformità e marcatura degli output sono del fornitore. Non sono tuoi. Se invece usi l'IA a casa per scrivere gli auguri di Natale, sei fuori dall'ambito del regolamento.

Nota. «Deployer» nel testo italiano del regolamento resta in inglese. Vuol dire semplicemente «chi usa il sistema» nell'esercizio di un'attività professionale. Nelle traduzioni di comodo lo trovi come «utilizzatore» o «distributore»: la seconda è sbagliata, perché il distributore è un'altra figura ancora (articolo 3, punto 7).

Cosa vale già oggi

Il calendario dell'articolo 113 è a scaglioni. Alla data di oggi si applicano:

• dal 2 febbraio 2025 i capi I e II: le definizioni, l'ambito e soprattutto i divieti dell'articolo 5 e l'alfabetizzazione dell'articolo 4;
• dal 2 agosto 2025 le regole sui modelli per finalità generali (capo V), la governance (capo VII) e il capo XII, quello delle sanzioni;
• dal 2 agosto 2026 tutto il resto, compresi gli obblighi di trasparenza dell'articolo 50, che sono gli unici del regolamento che toccano direttamente il lavoro di tutti i giorni in un ufficio;
• dal 27 luglio 2026 le modifiche portate dal regolamento (UE) 2026/1744, l'«Omnibus digitale sull'IA», pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell'Unione il 24 luglio 2026.

Quell'ultimo atto è il motivo per cui molti articoli scritti nel 2025 oggi sono sbagliati. Ha cambiato l'articolo 4, l'articolo 5, l'articolo 99 e le date dell'articolo 113.

Le pratiche vietate che possono toccare un ufficio

L'articolo 5 vieta alcuni usi dell'IA, e vale dal 2 febbraio 2025. La maggior parte dei divieti riguarda la polizia o il punteggio sociale, ma tre possono capitare in un'azienda normale.

• Inferire le emozioni delle persone sul luogo di lavoro (lettera f). È vietato immettere sul mercato, mettere in servizio per questa finalità o usare sistemi di IA «per inferire le emozioni di una persona fisica nell'ambito del luogo di lavoro e degli istituti di istruzione», tranne quando l'uso è destinato a motivi medici o di sicurezza. Se un fornitore ti propone l'analisi del tono di voce dei tuoi operatori o del volto dei tuoi commessi per misurare l'ingaggio, la risposta è no.
• Il punteggio sociale (lettera c): classificare le persone sulla base del comportamento sociale o di caratteristiche personali, quando il punteggio porta a trattarle in modo sfavorevole in contesti scollegati da dove i dati erano stati raccolti, o in modo sproporzionato.
• La categorizzazione biometrica su attributi sensibili (lettera g): dedurre da dati biometrici la razza, le opinioni politiche, l'appartenenza sindacale, le convinzioni religiose o filosofiche, la vita sessuale o l'orientamento sessuale.

Dal 2 dicembre 2026 si aggiungono due divieti nuovi, introdotti dall'Omnibus: i sistemi la cui finalità prevista è generare o manipolare materiale intimo di una persona riconoscibile senza il suo consenso, e quelli che generano materiale di abuso sessuale su minori (articolo 5, paragrafo 1, lettere b bis e b ter).

Questa è la fascia di sanzioni più alta che esiste nel regolamento. Ci torno sotto.

Quando devi dire che un contenuto è fatto con l'IA

È l'obbligo che in uno studio si incontra per primo, e si applica dal 2 agosto 2026. L'articolo 50 mette in capo al deployer due cose.

Se pubblichi immagini, audio o video che costituiscono un «deep fake», cioè generati o manipolati con l'IA in modo da assomigliare a persone, luoghi o fatti reali, devi rendere noto che il contenuto è stato generato o manipolato artificialmente (paragrafo 4, primo comma). Se l'opera è manifestamente artistica, creativa, satirica o di finzione, basta rivelarlo in modo adeguato, senza rovinare la fruizione dell'opera.

Se pubblichi testo generato con l'IA per informare il pubblico su questioni di interesse pubblico, vale la stessa regola, con un'eccezione importante: l'obbligo non si applica se il contenuto «è stato sottoposto a un processo di revisione umana o di controllo editoriale e una persona fisica o giuridica detiene la responsabilità editoriale della pubblicazione» (paragrafo 4, secondo comma).

In più, se usi un sistema di riconoscimento delle emozioni o di categorizzazione biometrica — ammesso che non ricada nei divieti visti sopra — devi informare le persone che vi sono esposte (paragrafo 3). Tutte queste informazioni vanno date «in maniera chiara e distinguibile al più tardi al momento della prima interazione o esposizione», e devono rispettare i requisiti di accessibilità (paragrafo 5).

Esempio. Un'agenzia immobiliare pubblica sul proprio sito la foto di un appartamento con i mobili aggiunti dall'IA: è un contenuto manipolato e va dichiarato. La stessa agenzia fa scrivere all'IA la bozza di un comunicato, la rilegge, la corregge e la firma il titolare: qui l'eccezione del controllo editoriale si applica, perché una persona si assume la responsabilità del testo. Su questo sito faccio esattamente così, e lo scrivo nella pagina Trasparenza IA.

L'obbligo di far capire alle persone che stanno parlando con una macchina, invece, è del fornitore del chatbot (paragrafo 1), non tuo. E la marcatura leggibile a macchina degli output (paragrafo 2) è del fornitore del modello generativo: chi ha immesso i suoi sistemi sul mercato prima del 2 agosto 2026 ha tempo fino al 2 dicembre 2026 per adeguarsi, per effetto del nuovo paragrafo 4 dell'articolo 111.

La formazione: cos'è cambiato il 27 luglio 2026

Fino al 26 luglio 2026 l'articolo 4 chiedeva a fornitori e deployer di «garantire» un livello sufficiente di alfabetizzazione in materia di IA del proprio personale. Da molte parti è stato raccontato come un corso obbligatorio con attestato. L'Omnibus lo ha riscritto, e oggi il testo dice che fornitori e deployer «adottano misure volte a sostenere lo sviluppo dell'alfabetizzazione in materia di IA del loro personale nonché di qualsiasi altra persona che si occupa del funzionamento e dell'utilizzo dei sistemi di IA per loro conto», tenendo conto delle loro conoscenze tecniche, dell'esperienza, dell'istruzione e del contesto d'uso. E aggiunge una frase che chiude la questione: «Tale obbligo non impone ai fornitori o ai deployer di garantire un livello specifico di alfabetizzazione in materia di IA per alcuna persona».

Resta un obbligo, e resta sanzionabile. Ma è un obbligo di mezzi, non di risultato. La Commissione, dice il nuovo paragrafo 2, pubblica esempi pratici di come adempiere sulla piattaforma unica di informazione.

Nel concreto, in un ufficio piccolo, io metterei a verbale tre cose: due pagine di istruzioni interne su quali strumenti si possono usare e per cosa, una riunione di mezza giornata con l'elenco dei presenti e la data, e un punto di contatto a cui chiedere quando si ha un dubbio. Nessuna di queste richiede un fornitore di formazione.

Cosa arriva, e quando

• 2 dicembre 2026: i due nuovi divieti dell'articolo 5; scade anche il periodo transitorio per la marcatura degli output dei sistemi generativi già sul mercato.
• 2 dicembre 2027: si applicano gli obblighi del capo III, sezioni 1, 2 e 3, per i sistemi ad alto rischio dell'allegato III (articolo 6, paragrafo 2). È la data che riguarda gli uffici, perché l'allegato III comprende la selezione del personale e la gestione dei lavoratori.
• 2 agosto 2028: gli stessi obblighi per i sistemi ad alto rischio dell'allegato I (articolo 6, paragrafo 1), cioè l'IA incorporata in prodotti già regolati, come macchinari, giocattoli o dispositivi medici.
• 2 agosto 2030: termine ultimo per i sistemi ad alto rischio destinati alle autorità pubbliche già in servizio (articolo 111, paragrafo 2).

Le date del 2027 e del 2028 sono quelle cambiate dall'Omnibus: prima i sistemi dell'allegato III ricadevano nella data generale del 2 agosto 2026 e quelli dell'allegato I nel 2 agosto 2027. Il motivo dichiarato nei considerando è il ritardo nelle norme tecniche armonizzate e nella costituzione delle autorità nazionali. Il rinvio sposta i termini, non cambia gli obblighi: chi oggi compra un sistema di quel tipo lo userà per anni e lo troverà dentro quelle regole.

Se selezioni o valuti personale con l'IA

È il caso in cui un'azienda normale diventa deployer di un sistema ad alto rischio. L'allegato III, punto 4, elenca i sistemi di IA destinati all'assunzione o alla selezione di persone fisiche — comprese la pubblicazione di annunci mirati, l'analisi e il filtro delle candidature e la valutazione dei candidati — e quelli usati per decidere su promozioni, cessazioni, assegnazione di compiti o per monitorare e valutare le prestazioni.

Gli obblighi del deployer previsti dall'articolo 26 scattano il 2 dicembre 2027. Fra questi, il paragrafo 7: prima di mettere in servizio un sistema ad alto rischio sul luogo di lavoro, il datore di lavoro informa i rappresentanti dei lavoratori e i lavoratori interessati.

Attenzione però: in Italia una regola su questo vale già dal 23 ottobre 2026, e non viene dall'AI Act. L'articolo 41 del decreto legislativo 179/2026 stabilisce che le decisioni finali su costituzione, modificazione o risoluzione del rapporto di lavoro, compresi i provvedimenti disciplinari e le valutazioni delle prestazioni, non possono essere adottate unicamente sulla base di un trattamento automatizzato: la decisione definitiva è riservata a una persona fisica «che eserciti un potere effettivo e autonomo». Il consenso del lavoratore non è un'eccezione, e il licenziamento intimato in violazione è nullo. Restano fuori la ricerca e la selezione delle candidature, anche quando portano a non ammettere qualcuno alle fasi successive.

Le sanzioni, e chi te le dà in Italia

L'articolo 99 del regolamento lascia agli Stati il compito di fissare le sanzioni. L'Italia lo ha fatto con il decreto legislativo 7 ottobre 2026, n. 179, in vigore dal 23 ottobre 2026. Gli importi massimi sono nell'articolo 23:

• fino a 35 milioni di euro, o il 7 per cento del fatturato mondiale annuo se superiore, per la violazione dei divieti dell'articolo 5;
• fino a 15 milioni, o il 3 per cento, per gli obblighi degli articoli 16, da 22 a 26, 31, 33, 34, 50, 73 e 80: qui dentro ci sono gli obblighi dei deployer (articolo 26) e la trasparenza (articolo 50);
• fino a 7,5 milioni, o l'1 per cento, per informazioni inesatte, incomplete o fuorvianti date alle autorità;
• fino a 1 milione, o lo 0,5 per cento, per gli obblighi degli articoli 27 e 86.

Per le piccole e medie imprese, microimprese comprese, e per le start-up innovative si applica il criterio dell'articolo 99, paragrafo 6, del regolamento: vale l'importo più basso fra la somma fissa e la percentuale (articolo 23, comma 7).

Due cose che vale la pena sapere. La prima: per le violazioni «caratterizzate da scarsa offensività o pericolosità» l'autorità può non multarti e invece ordinarti di eliminare l'infrazione entro un termine, o pubblicare una dichiarazione sulla violazione commessa (articolo 22). Se non esegui l'ordine, la sanzione pecuniaria arriva aumentata fino a un terzo. La seconda: chi si sente danneggiato può presentare un reclamo, e l'ACN deve trattarlo con una procedura che garantisce il contraddittorio (articolo 18).

Chi controlla, in concreto:

• l'ACN, l'Agenzia per la cybersicurezza nazionale, è l'autorità di vigilanza del mercato sui sistemi di IA e il punto di contatto unico;
• l'AgID è l'autorità di notifica, cioè si occupa degli organismi che verificano la conformità;
• Banca d'Italia, CONSOB e IVASS restano competenti sui sistemi ad alto rischio usati nei servizi finanziari e assicurativi;
• il Garante per la protezione dei dati personali interviene nei limiti dell'articolo 74, paragrafo 8, del regolamento, oltre a tutte le competenze che già ha sul GDPR.

Se sei un professionista, c'è anche l'articolo 13

Avvocati, commercialisti, notai, medici, architetti e ingegneri hanno una regola in più, italiana, in vigore dal 10 ottobre 2025. L'articolo 13 della legge 132/2025 dice due cose. Che l'uso dell'IA nelle professioni intellettuali «è finalizzato al solo esercizio delle attività strumentali e di supporto all'attività professionale e con prevalenza del lavoro intellettuale oggetto della prestazione d'opera» (comma 1). E che, per assicurare il rapporto fiduciario, «le informazioni relative ai sistemi di intelligenza artificiale utilizzati dal professionista sono comunicate al soggetto destinatario della prestazione intellettuale con linguaggio chiaro, semplice ed esaustivo» (comma 2).

La legge non indica un modello di informativa e non collega all'articolo 13 una sanzione propria: il terreno su cui si gioca è quello della responsabilità professionale e disciplinare. Come si scrive quel pezzo di carta è un argomento a sé e lo affronto a parte.

Tre cose da fare questa settimana

1. Fai l'elenco. Un foglio con gli strumenti di IA che si usano in ufficio, chi li usa, su che piano, e per quale compito. Senza questo elenco non puoi rispondere a nessuna delle domande di sopra, e serve anche per il GDPR.
2. Scrivi due pagine di istruzioni interne e fai una riunione. Che si può caricare e che no, chi chiamare nel dubbio. Data, elenco dei presenti, e il file archiviato: è la prova che hai adottato misure ai sensi dell'articolo 4.
3. Guarda cosa pubblichi. Se escono immagini manipolate o testi generati su questioni di interesse pubblico, decidi la riga da aggiungere e chi se ne assume la responsabilità editoriale. E se l'IA entra in decisioni sul personale, verifica subito che la decisione finale sia di una persona in carne e ossa.

Quello che ho scritto qui viene dai testi ufficiali, letti oggi: il regolamento consolidato su EUR-Lex, l'Omnibus, il decreto 179/2026 in Gazzetta Ufficiale e la legge 132/2025. Non è consulenza legale e non può tenere conto del tuo caso: per quello senti il tuo responsabile della protezione dei dati, un avvocato o il tuo Ordine. Come lavoro e che cosa controllo prima di pubblicare è spiegato in Come collaudiamo, e i limiti di quello che leggi qui sono nelle avvertenze.